Die meisten Paare beginnen die Planung mit einer Gesamtsumme im Kopf und ohne zu wissen, wie sie sich aufteilen soll. Dann kommt das Angebot der Location, verschlingt die Hälfte, und jede weitere Entscheidung wird zur Verhandlung. Eine Budgetaufteilung löst das: Du legst vorher fest, wie viel jeder Teil der Hochzeit kosten darf, und Überraschungen bleiben klein.
Die üblichen Prozentwerte für das Hochzeitsbudget
Eine allgemeingültige Formel gibt es nicht, aber die meisten Hochzeiten bewegen sich in ähnlichen Bereichen. Die Tabelle zeigt eine typische Aufteilung und was sie für ein Budget von 10.000 bedeutet. Nutze sie als Ausgangspunkt und verschiebe die Zahlen dann nach deinen Prioritäten.
| Kategorie | Anteil am Budget | Beispiel bei einem Budget von 10.000 |
|---|---|---|
| Location, Essen und Getränke | 45–50 % | 4.500–5.000 |
| Foto und Video | 10–12 % | 1.000–1.200 |
| Musik und Unterhaltung | 8–10 % | 800–1.000 |
| Kleidung, Frisur und Make-up | 8–10 % | 800–1.000 |
| Blumen und Dekoration | 6–8 % | 600–800 |
| Einladungen und Papeterie | 2–3 % | 200–300 |
| Transport und Unterkunft | 3–5 % | 300–500 |
| Puffer für Unvorhergesehenes | 5–10 % | 500–1.000 |
Wenn Location und Catering weit mehr als die Hälfte der Gesamtsumme verschlingen, muss an anderer Stelle gespart werden. Das ist völlig in Ordnung, solange du es bewusst entschieden hast.
Beginne mit der Gästezahl, nicht mit der Location
Essen und Getränke sind meist der größte Posten und wachsen mit jedem Gast. Zehn Gäste weniger sparen oft mehr als ein günstigerer Fotograf. Lege zuerst die Gästezahl fest (unser Leitfaden zur Gästeliste zeigt, wie), frage dann bei den Locations den Preis pro Person an und multipliziere. Passt die Summe nicht, entscheide dich zwischen weniger Gästen und einer kleineren Location, bevor du etwas anderes ansiehst.
Setze für jede Ausgabe ein Limit
Eine einzelne Gesamtsumme verbirgt Überschreitungen, bis es zu spät ist. Ein Limit pro Ausgabe macht das Gegenteil: Du siehst das Problem in dem Moment, in dem ein Angebot über seine Grenze geht. Im Reiter Ausgaben von EventsGuest trägst du jede Ausgabe mit Betrag und Obergrenze ein, und ein Fortschrittsbalken darunter füllt sich, je näher du an 100 % kommst. So weißt du immer, welche Posten nahe an ihrer Grenze liegen.
- Schreibe deine drei wichtigsten Prioritäten auf und gib ihnen die größten Limits
- Gib jeder anderen Kategorie ein Limit, bevor du ein einziges Angebot anfragst
- Erfasse Anzahlungen und Restbeträge getrennt, damit du weißt, was noch offen ist
- Gehe die Liste einmal im Monat durch und verschiebe Geld bewusst zwischen den Kategorien
Versteckte Kosten, die Paare vergessen
Die Angebote, die du einholst, enthalten selten alles. Frage jeden Dienstleister, was nicht im Preis steckt, und plane für die folgenden Punkte einen Puffer ein.
- Servicepauschale und Steuern, die auf Location- und Cateringangebote aufgeschlagen werden
- Eine Gebühr fürs Tortenanschneiden oder Korkgeld für mitgebrachte Getränke
- Mahlzeiten für Fotograf, Videograf und Band
- Änderungsschneiderei und Accessoires in letzter Minute
- Trinkgelder und kleine Dankeschön-Geschenke für Dienstleister und Helfer
- Überstunden, wenn die Feier über die gebuchte Zeit hinausgeht
Wo du sparen kannst, ohne dass Gäste es merken
- Wähle einen Freitag, einen Sonntag oder einen Monat außerhalb der Hochsaison, wenn Locations und Dienstleister günstiger sind
- Drucke weniger Einladungen und sammle die Antworten online (siehe wann du Zusagen anfragen solltest)
- Nimm saisonale Blumen und bringe den Schmuck der Trauung zur Feier mit
- Buche den Fotografen für die wichtigen Stunden statt für den ganzen Tag
- Biete die Open Bar nur für einen Teil des Abends an statt für den ganzen
Häufige Fehler beim Budget
- Nur mit der Gesamtsumme planen und sie nie in Kategorien aufteilen
- Den Puffer weglassen; 5 bis 10 % sind normal, nicht pessimistisch
- Kosten gleichzeitig in Nachrichten, Notizbüchern und Tabellen festhalten
- Ein Angebot für den Endpreis halten, bevor man gelesen hat, was fehlt
Alles an einem Ort
Ein Budget funktioniert nur, wenn es aktuell ist. Halte jede Ausgabe, jedes Limit und jede Zahlung in einer Liste fest, die ihr beide vom Handy aus öffnen könnt, und schau hinein, bevor du zu etwas Neuem Ja sagst. EventsGuest führt dein Budget neben Gästeliste und Sitzplan, sodass sich eine geänderte Gästezahl genau dort zeigt, wo du die Kosten planst. Alles, was enthalten ist, siehst du auf der Funktionsseite.