La mayoría de las parejas empieza a planificar con una cifra total en la cabeza y sin saber cómo repartirla. Luego llega el presupuesto del lugar, se lleva la mitad, y cada decisión posterior se convierte en una negociación. Un desglose del presupuesto lo evita: decides de antemano cuánto puede costar cada parte de la boda y las sorpresas se quedan en poca cosa.
Los porcentajes habituales de un presupuesto de boda
No existe una fórmula universal, pero la mayoría de las bodas se mueven en rangos parecidos. La tabla muestra un reparto típico y lo que supone para un presupuesto de 10.000. Úsala como punto de partida y ajusta los números según tus prioridades.
| Categoría | Porcentaje del presupuesto | Ejemplo para un presupuesto de 10.000 |
|---|---|---|
| Lugar, comida y bebida | 45–50% | 4.500–5.000 |
| Foto y vídeo | 10–12% | 1.000–1.200 |
| Música y animación | 8–10% | 800–1.000 |
| Vestuario, peluquería y maquillaje | 8–10% | 800–1.000 |
| Flores y decoración | 6–8% | 600–800 |
| Invitaciones y papelería | 2–3% | 200–300 |
| Transporte y alojamiento | 3–5% | 300–500 |
| Fondo de imprevistos | 5–10% | 500–1.000 |
Si el lugar y el catering se llevan mucho más de la mitad del total, otra partida tiene que reducirse. No pasa nada, siempre que lo hayas decidido a propósito.
Empieza por el número de invitados, no por el lugar
La comida y la bebida suelen ser el gasto más grande y crecen con cada invitado. Quitar diez invitados suele ahorrar más que cambiar de fotógrafo. Fija primero el número de invitados (nuestra guía de la lista de invitados te explica cómo), pide a los lugares el precio por persona y multiplica. Si el total no encaja, decide entre menos invitados y un lugar más pequeño antes de mirar cualquier otra cosa.
Pon un límite a cada gasto
Una cifra total esconde el exceso de gasto hasta que es demasiado tarde. Un límite por gasto hace lo contrario: ves el problema en el momento en que un presupuesto pasa de su línea. En la pestaña Gastos de EventsGuest añades cada coste con su importe y un límite máximo, y una barra de progreso debajo se va llenando según te acercas al 100%, así siempre sabes qué partidas están cerca de su techo.
- Anota tus tres prioridades principales y dales los límites más altos
- Da un límite a cada una de las demás categorías antes de pedir ningún presupuesto
- Registra por separado las señales y los pagos pendientes para saber qué falta por pagar
- Revisa la lista una vez al mes y mueve dinero entre categorías de forma consciente
Costes ocultos que las parejas olvidan
Los presupuestos que recibes pocas veces lo incluyen todo. Pregunta a cada proveedor qué no entra en el precio y guarda un margen para los puntos siguientes.
- Servicio e impuestos añadidos a los presupuestos del lugar y del catering
- Una tarifa por cortar la tarta o por llevar tus propias bebidas
- Las comidas del fotógrafo, el videógrafo y la banda
- Arreglos de ropa y accesorios de última hora
- Propinas y regalos de agradecimiento para proveedores y ayudantes
- Horas extra cuando la fiesta se alarga más allá de lo contratado
Dónde ahorrar sin que los invitados lo noten
- Elige un viernes, un domingo o un mes de temporada baja, cuando lugares y proveedores bajan los precios
- Imprime menos invitaciones y recoge las respuestas en línea (mira cuándo enviar las confirmaciones)
- Usa flores de temporada y lleva los arreglos de la ceremonia al banquete
- Contrata al fotógrafo solo para las horas clave y no para todo el día
- Deja la barra libre para una parte de la noche y no para toda
Errores habituales con el presupuesto
- Planificar solo con el total y no dividirlo nunca por categorías
- Saltarse el fondo de imprevistos; entre el 5 y el 10% es normal, no pesimista
- Llevar los gastos en mensajes, libretas y hojas de cálculo a la vez
- Tomar un presupuesto como precio final antes de leer lo que no incluye
Todo en un mismo sitio
Un presupuesto solo funciona si está al día. Guarda cada gasto, límite y pago en una única lista que podáis abrir los dos desde el móvil, y consúltala antes de decir que sí a algo nuevo. EventsGuest mantiene tu presupuesto junto a la lista de invitados y al plano de mesas, así que un cambio en el número de invitados se nota justo donde planificas los costes. Puedes ver todo lo que incluye en la página de funciones.