La maggior parte delle coppie inizia a organizzare con una cifra totale in mente e senza sapere come ripartirla. Poi arriva il preventivo della location, che ne assorbe la metà, e ogni altra decisione diventa una trattativa. Una suddivisione del budget risolve il problema: decidi in anticipo quanto può costare ogni parte del matrimonio e le sorprese restano piccole.
Le percentuali standard del budget di un matrimonio
Non esiste una formula universale, ma la maggior parte dei matrimoni rientra in intervalli simili. La tabella mostra una ripartizione tipica e cosa significa per un budget di 10.000. Usala come punto di partenza, poi sposta le cifre secondo le tue priorità.
| Categoria | Quota del budget | Esempio per un budget di 10.000 |
|---|---|---|
| Location, cibo e bevande | 45–50% | 4.500–5.000 |
| Foto e video | 10–12% | 1.000–1.200 |
| Musica e intrattenimento | 8–10% | 800–1.000 |
| Abiti, acconciatura e trucco | 8–10% | 800–1.000 |
| Fiori e decorazioni | 6–8% | 600–800 |
| Inviti e cartoleria | 2–3% | 200–300 |
| Trasporti e alloggio | 3–5% | 300–500 |
| Fondo imprevisti | 5–10% | 500–1.000 |
Se location e catering superano di molto la metà del totale, qualcos’altro deve ridursi. Va benissimo, purché sia una scelta voluta.
Parti dal numero degli invitati, non dalla location
Cibo e bevande sono di solito la spesa più grande e crescono con ogni invitato. Togliere dieci invitati spesso fa risparmiare più che cambiare fotografo. Fissa prima il numero degli ospiti (la nostra guida alla lista degli invitati spiega come), poi chiedi alle location il prezzo a persona e moltiplica. Se il totale non torna, scegli tra meno invitati e una location più piccola prima di guardare qualsiasi altra cosa.
Fissa un limite per ogni spesa
Una cifra totale nasconde gli sforamenti finché non è troppo tardi. Un limite per spesa fa l’opposto: vedi il problema nel momento in cui un preventivo supera la sua soglia. Nella scheda Spese di EventsGuest aggiungi ogni costo con il suo importo e un limite massimo, e una barra di avanzamento sotto si riempie man mano che ti avvicini al 100%, così sai sempre quali voci sono vicine al tetto.
- Scrivi le tue tre priorità principali e assegna loro i limiti più alti
- Dai un limite a tutte le altre categorie prima di chiedere un solo preventivo
- Registra separatamente caparre e saldi per sapere cosa resta da pagare
- Rivedi l’elenco una volta al mese e sposta il denaro tra le categorie in modo consapevole
I costi nascosti che le coppie dimenticano
I preventivi che ricevi raramente comprendono tutto. Chiedi a ogni fornitore cosa non è incluso nel prezzo e tieni un margine per le voci qui sotto.
- Servizio e imposte aggiunti ai preventivi di location e catering
- Un supplemento per il taglio della torta o per le bevande portate da fuori
- I pasti per fotografo, videomaker e band
- Modifiche sartoriali e accessori dell’ultimo minuto
- Mance e piccoli regali di ringraziamento per fornitori e aiutanti
- Gli straordinari quando la festa supera le ore prenotate
Dove risparmiare senza che gli ospiti se ne accorgano
- Scegli un venerdì, una domenica o un mese di bassa stagione, quando location e fornitori abbassano i prezzi
- Stampa meno inviti e raccogli le risposte online (leggi quando inviare le conferme)
- Usa fiori di stagione e sposta gli addobbi della cerimonia al ricevimento
- Prenota il fotografo per le ore chiave invece che per tutta la giornata
- Tieni l’open bar solo per una parte della serata anziché per tutta
Errori comuni nel budget
- Pianificare solo con il totale senza mai dividerlo per categorie
- Saltare il fondo imprevisti; dal 5 al 10% è normale, non pessimista
- Tenere traccia dei costi in messaggi, quaderni e fogli di calcolo allo stesso tempo
- Considerare un preventivo come prezzo finale prima di leggere cosa esclude
Tutto in un unico posto
Un budget funziona solo se è aggiornato. Tieni ogni spesa, limite e pagamento in un unico elenco che entrambi possiate aprire dal telefono e consultalo prima di dire sì a qualcosa di nuovo. EventsGuest tiene il budget accanto alla lista degli invitati e alla disposizione dei tavoli, così una variazione nel numero degli ospiti si vede proprio dove pianifichi i costi. Trovi tutto quello che include nella pagina delle funzionalità.