O momento em que pede a confirmação de presença afeta a precisão com que pode planear tudo o resto no casamento: catering, disposição das mesas, cartões de lugar, lembranças. Se enviar demasiado cedo, os convidados esquecem-se de responder. Se enviar demasiado tarde, não tem tempo para insistir com os retardatários antes de o catering precisar dos números finais. Este guia dá-lhe o calendário exato para cada tipo de casamento.
O calendário padrão dos RSVP de casamento
Para um casamento local ou regional, com convidados que não precisam de organizar alojamento durante a noite:
- 12 meses antes: envie os save-the-date (opcional, mas recomendado para datas muito procuradas ou fins de semana prolongados)
- 8–10 semanas antes: envie os convites formais com o pedido de RSVP
- 4–5 semanas antes: prazo do RSVP, a data até à qual precisa de todas as respostas
- 3–4 semanas antes: insista com quem não respondeu
- 2–3 semanas antes: comunique ao catering o número final de convidados
- 1 semana antes: conclua a disposição das mesas com a lista confirmada
O erro mais comum é definir o prazo do RSVP demasiado perto do casamento. Um prazo de 1–2 semanas antes não lhe dá tempo suficiente para insistir, fechar o catering e concluir a disposição das mesas sem stress.
Calendário do RSVP para casamentos de destino
Os casamentos de destino exigem muito mais antecedência, porque os convidados têm de organizar voos, alojamento e dias de férias:
- 12–18 meses antes: envie os save-the-date assim que o local estiver confirmado
- 6–9 meses antes: envie os convites formais
- 4–6 meses antes: prazo do RSVP
- 3 meses antes: insista com quem não respondeu e feche os números
Num casamento de destino, os convidados indecisos decidem muitas vezes com base na logística da viagem. Enviar convites e save-the-date mais cedo dá-lhes tempo para pesquisar voos e decidir.
Quando enviar os RSVP digitais
Se recolher as confirmações em formato digital (através de um site de casamento ou de um código QR), aplicam-se os mesmos calendários, mas o RSVP digital tem vantagens que mudam a forma como gere o processo:
- As respostas digitais chegam instantaneamente, por isso não precisa de contar com atrasos dos correios
- Vê a taxa de resposta em tempo real e pode enviar lembretes dirigidos a quem não respondeu, sem acompanhamento manual
- Os convidados podem atualizar a resposta se as circunstâncias mudarem, sem o telefonema embaraçoso
Uma dica prática para os RSVP digitais: envie um lembrete 1 semana antes do prazo a todos os convidados que ainda não responderam. Na EventsGuest, vê exatamente quem não respondeu e pode enviar um lembrete diretamente a partir do seu painel.
Definir a data limite do RSVP
A data limite é o último dia em que pode aceitar respostas, normalmente determinado pelo momento em que o catering ou o espaço precisa do número final de convidados. A maioria dos espaços exige os números finais 2 semanas antes do casamento. Defina o prazo comunicado aos convidados 1 semana antes desse limite interno, para ter uma semana de margem para os retardatários.
Comunique o prazo com clareza e uma única vez. «Por favor, confirme até 15 de maio» é inequívoco. «Por favor, responda em breve» cria confusão e respostas tardias.
O que fazer com os RSVP tardios
Apesar de prazos claros, alguns convidados vão sempre responder tarde. A forma de lidar com eles depende da proximidade do casamento:
- Antes do limite do catering: aceite a resposta, atualize os números e acrescente o convidado à disposição das mesas
- Depois do limite do catering, mas antes do casamento: pergunte ao espaço se é possível acrescentar um lugar, normalmente com um custo extra por pessoa
- Acréscimos de última hora no próprio dia: converse antes do casamento com o espaço sobre a possibilidade de acolher convidados inesperados em cima da hora
É perfeitamente razoável dizer a um convidado que responde tarde que não pode garantir o lugar depois de o catering ter confirmado os números. Não é falta de simpatia: é a consequência natural de ter falhado um prazo indicado.