Organiser un mariage semble écrasant quand tout figure sur la liste en même temps. Cela devient gérable quand on le voit comme un calendrier : quelques décisions à la fois, dans un ordre logique. Cette checklist parcourt l’année qui précède le mariage et renvoie vers nos guides détaillés pour les tâches qui méritent plus qu’une puce.
12 mois avant : poser les bases
- Mettez-vous d’accord sur le budget et sur qui y contribue, puis répartissez-le par catégorie (voir notre répartition du budget de mariage)
- Choisissez une date approximative ou une saison et une courte liste d’alternatives
- Décidez d’une fourchette de nombre d’invités, car elle détermine le lieu et le coût
- Commencez à visiter des lieux et demandez leurs disponibilités et leur prix par personne
- Créez un endroit partagé pour les notes, les devis et les décisions
9 à 10 mois avant : réserver les prestataires clés
- Réservez le lieu de réception et, s’il est différent, celui de la cérémonie
- Engagez le photographe et, si vous le souhaitez, le vidéaste
- Réservez le traiteur ou confirmez celui qui est inclus avec le lieu
- Choisissez le groupe, le DJ ou une autre animation
- Versez les acomptes et gardez chaque contrat et chaque reçu dans un même dossier
6 à 8 mois avant : concevoir la journée
- Choisissez le cortège et les tenues principales de vous deux
- Décidez des couleurs, des fleurs et du style général de la décoration
- Réservez le transport et l’hébergement pour les invités qui voyagent
- Planifiez le voyage de noces et vérifiez passeports et visas à temps
- Commencez le premier brouillon de la liste d’invités (voir notre guide de la liste d’invités)
3 à 5 mois avant : faire-part et détails
- Commandez et concevez les faire-part et décidez comment les invités répondront
- Envoyez les « save the date » tôt si beaucoup d’invités doivent voyager
- Rencontrez le traiteur pour la dégustation et choisissez le menu
- Commandez le gâteau, les alliances et les petits détails
- Planifiez la cérémonie : les vœux, les lectures et la musique
- Pensez à un code QR sur le carton (voir faire-part de mariage avec code QR)
1 à 2 mois avant : tout finaliser
- Envoyez les faire-part, idéalement 8 à 10 semaines avant le jour, et fixez la date limite de réponse (voir quand envoyer les réponses)
- Relancez les invités qui n’ont pas répondu
- Donnez le nombre final de convives au traiteur et au lieu
- Construisez le plan de table une fois les réponses reçues (voir notre guide du plan de table)
- Terminez les menus et les documents imprimés (voir idées de menu de mariage)
- Faites les derniers essayages et confirmez l’heure d’arrivée de chaque prestataire
La dernière semaine et le jour J
- Confirmez les horaires et les adresses avec chaque prestataire et partagez un planning d’une page avec ceux qui vous aident
- Préparez les alliances, les papiers, les paiements aux prestataires et une trousse d’urgence
- Remettez le plan de table et les marque-places à la personne qui installera la salle
- Déléguez : choisissez une personne de confiance pour répondre aux questions le jour J, afin que ce ne soit pas vous
- Mangez, dormez et prenez un moment pour profiter de la journée, car elle passera vite
Comment garder la checklist sous contrôle
Une checklist n’aide que si elle est assez courte pour qu’on la regarde. Gardez trois listes : ce qu’il faut faire ce mois-ci, ce que vous attendez de quelqu’un d’autre et ce qui est terminé. Passez-les en revue ensemble une fois par semaine, dix minutes, et déplacez tout ce qui est bloqué. La plupart des retards viennent d’un e-mail sans réponse, notez donc de qui vous attendez quelque chose et quand vous relancerez.
Tâches souvent oubliées
- Les démarches administratives et les rendez-vous pour le mariage civil
- Un plan B en cas de pluie pour les cérémonies et les photos en extérieur
- Régimes alimentaires, allergies et accessibilité pour les invités
- Les messages de remerciement, plus faciles à écrire tant que la journée est fraîche
- Un plan pour les cadeaux, les cartes et qui les ramène à la fin de la soirée
Planifier ensemble au même endroit
Plus votre plan vit à des endroits différents, plus des choses se perdent. EventsGuest rassemble la liste d’invités, les réponses, les tables, le menu et les dépenses dans un seul tableau de bord que vous pouvez ouvrir tous les deux depuis votre téléphone, si bien que la checklist ci-dessus devient un plan vivant et non un document que vous oubliez de mettre à jour. Vous voyez tous les outils sur la page des fonctionnalités.