Organizacja wesela przytłacza, gdy wszystko jest na liście naraz. Staje się wykonalna, gdy spojrzysz na nią jak na harmonogram: kilka decyzji naraz, w sensownej kolejności. Ta lista przeprowadza przez rok przed weselem i odsyła do naszych szczegółowych poradników przy zadaniach, które zasługują na więcej niż jeden punkt.
12 miesięcy przed: ustal fundamenty
- Ustalcie budżet i to, kto się dokłada, a potem podzielcie go na kategorie (zobacz nasz podział budżetu weselnego)
- Wybierz przybliżoną datę lub porę roku i krótką listę alternatyw
- Ustal przedział liczby gości, bo od niego zależą sala i koszty
- Zacznij oglądać sale i pytaj o dostępność i cenę za osobę
- Załóż jedno wspólne miejsce na notatki, oferty i decyzje
9 do 10 miesięcy przed: zarezerwuj kluczowych usługodawców
- Zarezerwuj salę i, jeśli to inne miejsce, lokalizację ceremonii
- Zatrudnij fotografa i, jeśli chcesz, filmowca
- Zarezerwuj catering lub potwierdź ten, który jest w cenie sali
- Wybierz zespół, DJ-a lub inną rozrywkę
- Wpłać zaliczki i trzymaj każdą umowę i paragon w jednym segregatorze
6 do 8 miesięcy przed: zaprojektuj dzień
- Wybierzcie świadków i główne stroje dla obojga
- Zdecyduj o kolorach, kwiatach i ogólnym stylu dekoracji
- Zarezerwuj transport i noclegi dla gości, którzy podróżują
- Zaplanuj podróż poślubną i sprawdź na czas paszporty i wizy
- Zacznij pierwszą wersję listy gości (zobacz nasz poradnik o liście gości)
3 do 5 miesięcy przed: zaproszenia i szczegóły
- Zamów i zaprojektuj zaproszenia i zdecyduj, jak goście będą odpowiadać
- Wyślij save the date wcześnie, jeśli wielu gości musi podróżować
- Spotkaj się z cateringiem na degustację i wybierz menu
- Zamów tort, obrączki i drobne szczegóły
- Zaplanuj ceremonię: przysięgi, czytania i muzykę
- Rozważ kod QR na karcie (zobacz zaproszenia ślubne z kodem QR)
1 do 2 miesięcy przed: dopnij wszystko
- Wyślij zaproszenia, najlepiej 8 do 10 tygodni przed dniem, i ustal termin odpowiedzi (zobacz kiedy wysyłać potwierdzenia)
- Przypomnij się gościom, którzy nie odpowiedzieli
- Przekaż ostateczną liczbę osób cateringowi i sali
- Ułóż plan stołów, gdy przyjdą odpowiedzi (zobacz nasz poradnik o planie stołów)
- Dokończ menu i materiały drukowane (zobacz pomysły na menu weselne)
- Zrób ostatnie przymiarki i potwierdź godzinę przyjazdu każdego usługodawcy
Ostatni tydzień i dzień wesela
- Potwierdź godziny i adresy z każdym usługodawcą i daj osobom pomagającym jednostronicowy harmonogram
- Spakuj obrączki, dokumenty, płatności dla usługodawców i zestaw awaryjny
- Przekaż plan stołów i winietki osobie, która przygotuje salę
- Deleguj: wybierz zaufaną osobę, która w dniu wesela odpowie na pytania, żebyś nie musiał tego robić ty
- Jedz, śpij i znajdź chwilę, by cieszyć się dniem, bo minie szybko
Jak zapanować nad listą kontrolną
Lista pomaga tylko wtedy, gdy jest na tyle krótka, że chce się do niej zaglądać. Prowadź trzy listy: co trzeba zrobić w tym miesiącu, na co czekasz od kogoś innego i co jest gotowe. Przeglądajcie je razem raz w tygodniu, dziesięć minut, i przesuwaj to, co utknęło. Większość opóźnień bierze się z maila bez odpowiedzi, więc zapisuj, na kogo czekasz i kiedy znów zapytasz.
Zadania często zapominane
- Formalności prawne i terminy do ślubu cywilnego
- Plan na deszcz przy ceremoniach i zdjęciach w plenerze
- Diety, alergie i dostępność dla gości
- Podziękowania, które łatwiej napisać, gdy dzień jest jeszcze świeży
- Plan na prezenty, kartki i to, kto zabierze je do domu pod koniec wieczoru
Planujcie razem w jednym miejscu
Im więcej miejsc ma twój plan, tym więcej rzeczy ginie. EventsGuest trzyma listę gości, odpowiedzi, stoły, menu i wydatki w jednym panelu, który oboje możecie otworzyć na telefonie, więc powyższa lista staje się żywym planem, a nie dokumentem, który zapominasz aktualizować. Wszystkie narzędzia zobaczysz na stronie funkcji.