Eine Hochzeit zu planen wirkt überwältigend, wenn alles gleichzeitig auf der Liste steht. Es wird machbar, wenn du es als Zeitplan siehst: wenige Entscheidungen auf einmal, in sinnvoller Reihenfolge. Diese Checkliste führt durch das Jahr vor der Hochzeit und verweist auf unsere ausführlichen Leitfäden für die Aufgaben, die mehr als einen Stichpunkt verdienen.
12 Monate vorher: Grundlagen schaffen
- Einigt euch auf das Budget und darauf, wer etwas beiträgt, und teilt es in Kategorien auf (siehe unsere Aufteilung des Hochzeitsbudgets)
- Wähle ein ungefähres Datum oder eine Jahreszeit und eine kurze Liste von Alternativen
- Lege eine Spanne für die Gästezahl fest, denn sie bestimmt Location und Kosten
- Beginne mit Besichtigungen und frage nach Verfügbarkeit und Preis pro Person
- Richte einen gemeinsamen Ort für Notizen, Angebote und Entscheidungen ein
9 bis 10 Monate vorher: Wichtige Dienstleister buchen
- Buche die Location und, wenn getrennt, den Ort der Trauung
- Engagiere den Fotografen und, falls gewünscht, einen Videografen
- Buche den Caterer oder bestätige das Catering, das zur Location gehört
- Wähle die Band, den DJ oder eine andere Unterhaltung
- Zahle Anzahlungen und bewahre jeden Vertrag und jede Quittung in einem Ordner auf
6 bis 8 Monate vorher: Den Tag gestalten
- Wähle Trauzeugen und die Hauptkleidung für euch beide
- Entscheide über Farben, Blumen und den allgemeinen Stil der Dekoration
- Buche Transport und Unterkunft für anreisende Gäste
- Plane die Hochzeitsreise und prüfe rechtzeitig Pässe und Visa
- Beginne mit dem ersten Entwurf der Gästeliste (siehe unseren Leitfaden zur Gästeliste)
3 bis 5 Monate vorher: Einladungen und Details
- Bestelle und gestalte die Einladungen und entscheide, wie Gäste antworten
- Verschicke Save-the-Dates früh, wenn viele Gäste anreisen müssen
- Triff den Caterer zur Verkostung und wähle das Menü
- Bestelle Torte, Ringe und die kleineren Details
- Plane die Trauung: Gelübde, Lesungen und Musik
- Überlege einen QR-Code auf der Karte (siehe Hochzeitseinladungen mit QR-Code)
1 bis 2 Monate vorher: Alles abschließen
- Verschicke die Einladungen, idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Tag, und setze die Antwortfrist (siehe wann du Zusagen anfragen solltest)
- Hake bei Gästen nach, die nicht geantwortet haben
- Gib Caterer und Location die endgültige Personenzahl
- Erstelle den Sitzplan, sobald die Antworten da sind (siehe unseren Leitfaden zum Sitzplan)
- Schließe Menükarten und Drucksachen ab (siehe Ideen für die Hochzeits-Menükarte)
- Mache die letzten Anproben und bestätige die Ankunftszeit jedes Dienstleisters
Die letzte Woche und der Hochzeitstag
- Bestätige Zeiten und Adressen mit jedem Dienstleister und gib deinen Helfern einen Ein-Seiten-Ablaufplan
- Packe Ringe, Dokumente, Zahlungen an Dienstleister und ein Notfallset
- Übergib Sitzplan und Platzkarten an die Person, die den Raum aufbaut
- Delegiere: Bestimme eine Vertrauensperson, die am Tag Fragen beantwortet, damit nicht du es musst
- Iss, schlaf und nimm dir einen Moment, den Tag zu genießen, denn er vergeht schnell
So behältst du die Checkliste im Griff
Eine Checkliste hilft nur, wenn sie kurz genug ist, um hineinzuschauen. Führe drei Listen: was diesen Monat zu tun ist, worauf du bei anderen wartest und was erledigt ist. Geht sie einmal pro Woche gemeinsam durch, zehn Minuten lang, und verschiebe alles, was hängt. Die meisten Verzögerungen entstehen durch eine unbeantwortete E-Mail, also notiere, auf wen du wartest und wann du nachfasst.
Oft vergessene Aufgaben
- Die rechtlichen Unterlagen und Termine für die standesamtliche Trauung
- Ein Regenplan für Trauungen und Fotos im Freien
- Ernährungswünsche, Allergien und Barrierefreiheit für Gäste
- Dankesnachrichten, die sich leichter schreiben, solange der Tag frisch ist
- Ein Plan für Geschenke, Karten und wer sie am Ende des Abends mit nach Hause nimmt
Gemeinsam an einem Ort planen
Je mehr Orte dein Plan hat, desto mehr geht verloren. EventsGuest hält Gästeliste, Antworten, Tische, Menü und Ausgaben in einem Dashboard zusammen, das ihr beide vom Handy öffnen könnt, sodass die obige Checkliste zu einem lebendigen Plan wird statt zu einem Dokument, das du zu aktualisieren vergisst. Alle Werkzeuge siehst du auf der Funktionsseite.