Organizzare un matrimonio sembra schiacciante quando tutto è in lista contemporaneamente. Diventa gestibile quando lo vedi come un calendario: poche decisioni alla volta, in un ordine sensato. Questa checklist percorre l’anno che precede il matrimonio e rimanda alle nostre guide dettagliate per i compiti che meritano più di un semplice punto elenco.
12 mesi prima: getta le basi
- Concorda il budget e chi contribuisce, poi dividilo per categorie (vedi la nostra suddivisione del budget del matrimonio)
- Scegli una data approssimativa o una stagione e una breve lista di alternative
- Decidi un intervallo per il numero di invitati, perché determina location e costi
- Inizia a visitare le location e chiedi disponibilità e prezzo a persona
- Crea un unico posto condiviso per appunti, preventivi e decisioni
Da 9 a 10 mesi prima: prenota i fornitori chiave
- Prenota la location e, se è diverso, il luogo della cerimonia
- Ingaggia il fotografo e, se lo desideri, il videomaker
- Prenota il catering o conferma quello incluso nella location
- Scegli la band, il DJ o altro intrattenimento
- Versa le caparre e tieni ogni contratto e ricevuta in un’unica cartella
Da 6 a 8 mesi prima: progetta la giornata
- Scegli il corteo e gli abiti principali per entrambi
- Decidi colori, fiori e stile generale dell’allestimento
- Prenota trasporti e alloggio per gli ospiti che viaggiano
- Pianifica il viaggio di nozze e controlla per tempo passaporti e visti
- Inizia la prima bozza della lista degli invitati (vedi la nostra guida alla lista degli invitati)
Da 3 a 5 mesi prima: inviti e dettagli
- Ordina e progetta gli inviti e decidi come risponderanno gli ospiti
- Invia i save the date per tempo se molti ospiti devono viaggiare
- Incontra il catering per la degustazione e scegli il menù
- Ordina la torta, le fedi e i piccoli dettagli
- Pianifica la cerimonia: le promesse, le letture e la musica
- Valuta un codice QR sul biglietto (vedi inviti di nozze con codice QR)
Da 1 a 2 mesi prima: definisci tutto
- Invia gli inviti, idealmente da 8 a 10 settimane prima del giorno, e fissa la scadenza per rispondere (vedi quando inviare le conferme)
- Sollecita gli ospiti che non hanno risposto
- Comunica il numero finale di ospiti a catering e location
- Costruisci il piano dei tavoli quando le risposte sono arrivate (vedi la nostra guida al piano dei tavoli)
- Completa i menù e il materiale stampato (vedi idee per il menù di nozze)
- Fai le ultime prove degli abiti e conferma l’orario di arrivo di ogni fornitore
L’ultima settimana e il giorno del matrimonio
- Conferma orari e indirizzi con ogni fornitore e condividi un programma di una pagina con chi ti aiuta
- Prepara fedi, documenti, pagamenti ai fornitori e un kit d’emergenza
- Consegna il piano dei tavoli e i segnaposto alla persona che allestirà la sala
- Delega: scegli una persona di fiducia che risponda alle domande il giorno stesso, così non devi farlo tu
- Mangia, dormi e concediti un momento per goderti la giornata, perché passerà in fretta
Come tenere sotto controllo la checklist
Una checklist aiuta solo se è abbastanza breve da poterla guardare. Tieni tre elenchi: cosa devi fare questo mese, cosa aspetti da qualcun altro e cosa hai già finito. Rivedeteli insieme una volta a settimana, dieci minuti, e sposta ciò che si è bloccato. La maggior parte dei ritardi nasce da una e-mail senza risposta, quindi annota da chi aspetti qualcosa e quando risolleciterai.
Compiti spesso dimenticati
- Le pratiche legali e gli appuntamenti per il matrimonio civile
- Un piano per la pioggia per cerimonie e fotografie all’aperto
- Esigenze alimentari, allergie e accessibilità per gli ospiti
- I messaggi di ringraziamento, più facili da scrivere finché il ricordo è fresco
- Un piano per regali, biglietti e chi li porta a casa a fine serata
Pianificate insieme in un unico posto
Più posti ha il tuo piano, più cose si perdono. EventsGuest riunisce lista degli invitati, risposte, tavoli, menù e spese in un unico pannello che potete aprire entrambi dal telefono, così la checklist qui sopra diventa un piano vivo e non un documento che dimentichi di aggiornare. Puoi vedere tutti gli strumenti nella pagina delle funzionalità.