A maioria dos casais começa a planear com um valor total em mente e sem saber como o dividir. Depois chega o orçamento do espaço, que fica com metade, e todas as outras decisões passam a ser negociações. Uma divisão do orçamento resolve isto: decide antecipadamente quanto pode custar cada parte do casamento e as surpresas ficam pequenas.
As percentagens habituais do orçamento de um casamento
Não existe uma fórmula universal, mas a maioria dos casamentos fica em intervalos parecidos. A tabela mostra uma divisão típica e o que significa para um orçamento de 10.000. Usa-a como ponto de partida e depois move os valores de acordo com as tuas prioridades.
| Categoria | Parte do orçamento | Exemplo para um orçamento de 10.000 |
|---|---|---|
| Espaço, comida e bebidas | 45–50% | 4.500–5.000 |
| Foto e vídeo | 10–12% | 1.000–1.200 |
| Música e animação | 8–10% | 800–1.000 |
| Roupa, cabelo e maquilhagem | 8–10% | 800–1.000 |
| Flores e decoração | 6–8% | 600–800 |
| Convites e papelaria | 2–3% | 200–300 |
| Transporte e alojamento | 3–5% | 300–500 |
| Fundo para imprevistos | 5–10% | 500–1.000 |
Se o espaço e o catering ficarem com muito mais de metade do total, outra coisa tem de diminuir. Não há problema nenhum, desde que tenha sido uma escolha consciente.
Começa pelo número de convidados, não pelo espaço
A comida e a bebida costumam ser a maior despesa e crescem com cada convidado. Tirar dez convidados poupa muitas vezes mais do que trocar de fotógrafo. Fixa primeiro o número de convidados (o nosso guia da lista de convidados explica como), pede aos espaços o preço por pessoa e multiplica. Se o total não couber, decide entre menos convidados e um espaço mais pequeno antes de olhares para outra coisa.
Define um limite para cada despesa
Um valor total esconde os excessos até ser tarde demais. Um limite por despesa faz o contrário: vês o problema no momento em que um orçamento passa da sua linha. No separador Despesas do EventsGuest adicionas cada custo com o seu valor e um limite máximo, e uma barra de progresso por baixo vai enchendo à medida que te aproximas dos 100%, por isso sabes sempre que itens estão perto do teto.
- Escreve as tuas três prioridades principais e dá-lhes os limites mais altos
- Dá um limite a todas as outras categorias antes de pedires um único orçamento
- Regista separadamente os sinais e os restos a pagar para saberes o que falta pagar
- Revê a lista uma vez por mês e muda dinheiro entre categorias de forma intencional
Custos escondidos que os casais esquecem
Os orçamentos que recebes raramente incluem tudo. Pergunta a cada fornecedor o que não está no preço e guarda uma margem para os pontos abaixo.
- Serviço e impostos acrescentados aos orçamentos do espaço e do catering
- Uma taxa pelo corte do bolo ou pelas bebidas levadas de fora
- As refeições do fotógrafo, do videógrafo e da banda
- Ajustes de roupa e acessórios de última hora
- Gorjetas e pequenas lembranças de agradecimento para fornecedores e ajudantes
- Horas extra quando a festa passa do horário reservado
Onde poupar sem os convidados repararem
- Escolhe uma sexta-feira, um domingo ou um mês de época baixa, quando espaços e fornecedores baixam os preços
- Imprime menos convites e recolhe as respostas online (vê quando enviar as confirmações)
- Usa flores da estação e leva os arranjos da cerimónia para a receção
- Contrata o fotógrafo para as horas-chave em vez de o dia todo
- Deixa o open bar só para parte da noite em vez de a noite toda
Erros comuns no orçamento
- Planear só com o total e nunca o dividir por categorias
- Ignorar o fundo para imprevistos; entre 5 e 10% é normal, não é pessimismo
- Registar custos em mensagens, cadernos e folhas de cálculo ao mesmo tempo
- Tomar um orçamento por preço final antes de ler o que ele deixa de fora
Tudo no mesmo sítio
Um orçamento só funciona se estiver atualizado. Guarda cada despesa, limite e pagamento numa única lista que os dois possam abrir no telemóvel e consulta-a antes de dizeres sim a algo novo. O EventsGuest mantém o orçamento junto da lista de convidados e do plano de mesas, por isso uma alteração no número de convidados vê-se logo onde planeias os custos. Podes ver tudo o que inclui na página de funcionalidades.