A lista de convidados condiciona quase todas as outras decisões: o espaço, o orçamento, o catering e o plano de mesas dependem dela. É também aqui que começam a maioria dos desentendimentos em família. Um processo simples, iniciado cedo, transforma uma negociação stressante numa série de escolhas pequenas e claras.
Decide quantos convidados podes pagar
Antes de escreveres um único nome, define um número máximo. Pega no orçamento, divide a parte da comida e do espaço por um preço estimado por pessoa e terás um teto realista. A nossa divisão do orçamento do casamento mostra como essa parte costuma ser calculada. Com um número desde o início, cada nome seguinte é uma troca consciente e não uma surpresa.
Constrói a lista em três níveis
- Nível A: a família e os amigos mais próximos que têm de estar lá aconteça o que acontecer
- Nível B: amigos e família alargada que adorarias ter, se houver lugar
- Nível C: colegas de trabalho, vizinhos e pessoas que sentes que devias convidar
- Guarda o nível C como lista de espera e convida essas pessoas só quando as respostas dos outros níveis libertarem lugares
Quem convidar e quem não convidar
- Um bom teste é convidar apenas pessoas com quem falaste no último ano
- Decide uma só vez a regra dos acompanhantes e aplica-a a todos: parceiros de casados ou de relações longas, mais ninguém, ou todos
- Decide cedo sobre as crianças e diz isso com clareza no convite para evitar surpresas
- Trata os colegas da mesma forma: convida a equipa toda ou só quem vês fora do trabalho
- Dá a cada casal de pais um número de lugares e deixa-os preenchê-lo, em vez de negociares nome a nome
Recolhe os dados certos de cada convidado
- Nome completo, tal como deve aparecer no convite e no marcador de mesa
- Um número de telefone ou um e-mail para os lembretes
- Uma morada postal, se enviares convites em papel
- A que lado ou grupo pertence o convidado, para veres o equilíbrio
- Necessidades alimentares e alergias, recolhidas com a resposta
- Acompanhante e crianças, confirmados e não presumidos
Folha de cálculo ou aplicação de lista de convidados?
Uma folha de cálculo é um bom começo, mas deixa de ajudar quando chegam as respostas. Com uma ferramenta de lista de convidados manténs nomes, grupos e respostas juntos. No EventsGuest adicionas convidados um a um ou importas um ficheiro, cada convidado recebe um link pessoal e um código QR, e a resposta, as notas alimentares e o acompanhante ficam na mesma linha. Podes ler como isto funciona nos convites no nosso guia sobre convites de casamento com código QR.
Gere as respostas e as alterações
Envia os convites por fases se usares lista de espera e define uma data de resposta com a qual consigas viver. Uma redação clara ajuda as pessoas a responder mais depressa, e o nosso guia sobre como redigir a confirmação de presença tem exemplos que podes copiar. Passado o prazo, liga aos convidados que não responderam, porque um telefonema curto resulta melhor do que uma terceira mensagem.
Erros comuns na lista de convidados
- Começar por nomes em vez de um número, e a lista ultrapassa o orçamento
- Deixar os pais acrescentar convidados sem limite e sem conversa
- Contar crianças e acompanhantes só quando chegam as respostas
- Manter várias versões da lista em notas e ficheiros diferentes
Uma regra simples para terminar
Quando a lista estiver fechada, lê-a mais uma vez e pergunta-te: ficaria feliz por ver esta pessoa no dia do casamento? Se a resposta for sim para quase todos, tens uma boa lista. Guarda-a num único sítio, partilha-a só com quem precisa e atualiza-a a cada resposta que chegar. As ferramentas que o EventsGuest oferece para convidados e respostas estão na página de funcionalidades.