O plano de mesas é a parte da organização do casamento que a maioria dos casais mais teme, porque cada escolha parece aborrecer alguém. Não tem de ser assim. Com um método claro e algumas regras simples, consegues sentar toda a gente numa ou duas horas e evitas a noite desconfortável de uma mesa de desconhecidos ou de familiares zangados.
Começa com uma lista de convidados confirmada
Não comeces a sentar ninguém antes de passar o prazo de confirmação. Cada nome que passa de «talvez» para «não» altera uma mesa, e refazer o plano três vezes é a maneira mais rápida de perder a paciência. Se não sabes quando pedir as respostas, lê o nosso calendário das confirmações e define um prazo que te deixe pelo menos três semanas antes do casamento.
Escolhe a forma e o tamanho das mesas
- As mesas redondas de 8 a 10 pessoas são as melhores para conversar, porque todos se veem e se ouvem
- As mesas compridas de banquete dão um ar descontraído e rústico, mas os convidados falam sobretudo com os vizinhos e com quem está à frente
- A mesa dos noivos deve ter vista para toda a sala e ficar perto da pista de dança
- Uma mesa para crianças pequenas funciona melhor junto dos pais, para que não se sintam longe
Regras de colocação que evitam momentos desconfortáveis
- Senta juntos os casais, os acompanhantes e as famílias próximas, e nunca separes um acompanhante do convidado que o trouxe
- Mistura os grupos com moderação, mas não deixes ninguém como único estranho numa mesa
- Põe os convidados que não conhecem ninguém junto de pessoas simpáticas da mesma idade ou com interesses em comum
- Mantém os convidados mais velhos longe das colunas e perto das casas de banho e das saídas
- Separa os ex e os familiares em conflito e, se não for possível, põe um convidado calmo entre eles
- Senta as crianças pequenas com os pais ou numa mesa supervisionada, nunca sozinhas
Um método passo a passo
- Organiza cada convidado confirmado num grupo: família, amigos, trabalho, vizinhos, crianças
- Decide quais são as mesas mais importantes, como as dos avós e da família mais próxima, e coloca-as primeiro
- Posiciona a mesa dos noivos e as mesas que precisam de mais espaço ou de acesso fácil
- Preenche as restantes mesas grupo a grupo, misturando apenas onde ajude as pessoas a conhecerem-se
- Verifica cada mesa quanto a necessidades alimentares, mobilidade e às regras acima
- Revê o plano com o teu par e, se for preciso, com os teus pais, e fecha-o uma semana antes do casamento
Acompanhantes, crianças e alterações de última hora
Os acompanhantes são a fonte de alterações mais comum: um nome chega tarde ou um convidado leva alguém que não tinha avisado. Deixa um ou dois lugares livres nas mesas maiores, para que um acrescento tardio não te obrigue a mudar mais cinco pessoas. Quanto às crianças, conta-as à parte dos adultos no plano e anota quem precisa de cadeira alta ou de uma dose mais pequena, para que o catering e o plano de mesas batam certo.
Papel, folha de cálculo ou ferramenta de planeamento?
Os post-its numa planta da sala divertem dez minutos e dão dores de cabeça depois. Uma folha de cálculo serve até quereres ver a sala. Uma ferramenta de planeamento mantém a lista de convidados e as mesas no mesmo sítio: no EventsGuest crias as tuas mesas, atribuis os convidados e vês quem se senta onde, e as respostas que chegam pelo teu link de confirmação já estão na lista. Podes ler mais sobre como montar a própria lista de convidados no nosso outro guia.
Erros comuns no plano de mesas
- Começar antes de ter as respostas e refazer o plano vezes sem conta
- Pôr todos os solteiros na mesma mesa, o que costuma parecer uma etiqueta e não um favor
- Esquecer necessidades alimentares, acesso para cadeira de rodas ou um lugar sossegado para convidados com bebés
- Não dizer aos convidados onde se sentar, e a entrada enche-se de gente à procura do nome
Antes de imprimir o plano
Lê cada mesa em voz alta e pergunta-te se gostarias da noite sentado ali. Confirma que os números coincidem com os que deste ao catering e decide como os convidados vão encontrar o lugar: um painel à entrada, marcadores de mesa ou ambos. Quando estiveres satisfeito, guarda o plano final num único sítio para que o espaço e os teus ajudantes usem a mesma versão. Tudo o que o EventsGuest oferece para mesas e convidados está na página de funcionalidades.