Organizar um casamento parece esmagador quando está tudo na lista ao mesmo tempo. Torna-se gerível quando o vês como um calendário: poucas decisões de cada vez, numa ordem que faça sentido. Esta checklist percorre o ano anterior ao casamento e remete para os nossos guias detalhados nas tarefas que merecem mais do que um ponto de lista.
12 meses antes: lançar as bases
- Combinem o orçamento e quem contribui e dividam-no por categorias (vê o nosso orçamento de casamento por categorias)
- Escolhe uma data aproximada ou uma estação e uma lista curta de alternativas
- Define um intervalo para o número de convidados, porque determina o espaço e o custo
- Começa a visitar espaços e pergunta pela disponibilidade e pelo preço por pessoa
- Cria um único sítio partilhado para notas, orçamentos e decisões
9 a 10 meses antes: reservar os fornecedores principais
- Reserva o espaço e, se for diferente, o local da cerimónia
- Contrata o fotógrafo e, se quiseres, o videógrafo
- Reserva o catering ou confirma o que vem incluído no espaço
- Escolhe a banda, o DJ ou outra animação
- Paga os sinais e guarda cada contrato e recibo numa única pasta
6 a 8 meses antes: desenhar o dia
- Escolhe o cortejo e a roupa principal de ambos
- Decide as cores, as flores e o estilo geral da decoração
- Reserva transporte e alojamento para os convidados que viajam
- Planeia a lua de mel e verifica passaportes e vistos a tempo
- Começa o primeiro rascunho da lista de convidados (vê o nosso guia da lista de convidados)
3 a 5 meses antes: convites e pormenores
- Encomenda e desenha os convites e decide como os convidados vão responder
- Envia os save the date cedo se muitos convidados tiverem de viajar
- Reúne com o catering para a prova e escolhe o menu
- Encomenda o bolo, as alianças e os pequenos pormenores
- Planeia a cerimónia: os votos, as leituras e a música
- Pensa num código QR no cartão (vê convites de casamento com código QR)
1 a 2 meses antes: fechar tudo
- Envia os convites, idealmente 8 a 10 semanas antes do dia, e define o prazo de resposta (vê quando enviar as confirmações)
- Insiste com os convidados que não responderam
- Dá o número final de convidados ao catering e ao espaço
- Faz o plano de mesas quando as respostas chegarem (vê o nosso guia do plano de mesas)
- Termina as ementas e o material impresso (vê ideias para a ementa de casamento)
- Faz as últimas provas de roupa e confirma a hora de chegada de cada fornecedor
A última semana e o dia do casamento
- Confirma horas e moradas com cada fornecedor e partilha um horário de uma página com quem te ajuda
- Prepara as alianças, os documentos, os pagamentos aos fornecedores e um kit de emergência
- Entrega o plano de mesas e os marcadores à pessoa que vai montar a sala
- Delega: escolhe uma pessoa de confiança para responder a perguntas no dia, para que não sejas tu
- Come, dorme e arranja um momento para desfrutar do dia, porque passa depressa
Como manter a checklist sob controlo
Uma checklist só ajuda se for curta o suficiente para a consultares. Mantém três listas: o que tens de fazer este mês, o que esperas de outra pessoa e o que já acabaste. Revejam-nas juntos uma vez por semana, dez minutos, e muda o que estiver parado. A maioria dos atrasos vem de um e-mail sem resposta, por isso anota de quem esperas algo e quando vais voltar a perguntar.
Tarefas muitas vezes esquecidas
- A papelada legal e as marcações para o casamento civil
- Um plano para a chuva nas cerimónias e fotografias ao ar livre
- Necessidades alimentares, alergias e acessibilidade para os convidados
- As mensagens de agradecimento, mais fáceis de escrever enquanto o dia está fresco
- Um plano para prendas, cartões e quem os leva para casa no fim da noite
Planeiem juntos num só sítio
Quanto mais sítios tiver o teu plano, mais coisas se perdem. O EventsGuest reúne a lista de convidados, as respostas, as mesas, o menu e as despesas num único painel que os dois podem abrir no telemóvel, para que a checklist acima passe a ser um plano vivo e não um documento que te esqueces de atualizar. Podes ver todas as ferramentas na página de funcionalidades.